データを制する者はビジネスを制する!?BIツールの機能やメリット・デメリット

ビッグデータやそれらのデータを使った機械学習など、今やデータの活用はビジネスに欠かせないものになっています。

しかし、実際のところ企業内のデータは煩雑になっていませんか?

様々な情報を整理して分析したり、データを正しく活用できると企業の今後の意思決定にも大きな影響があります。

今回は、データを分析・可視化できる「BIツール」について紹介します。

BIツールとは

BIツールとは、Business Intelligence Toolの略で、企業が持つ様々なデータを分析および可視化するためのツールです。膨大なデータを分析して見える化することで、経営や業務などビジネス場面での意思決定を助けるものになります。

BIツールの基本的な機能としては、以下の4つのものが挙げられます。

レポーティング

レポーティングは、データを定期的に図やグラフに書き起こす機能です。企業活動のあらゆるデータを可視化し、KPI(重要業績評価指標)を確認したり、異常を検知することができます。

日常的にデータを監視して何らかの異常があった場合にはすぐに状況の評価と分析を行い、手遅れになる前に対処します。

また、BIツールや経営管理システムでは、企業活動の状況を示すさまざまなデータを統合して表示する管理画面のことを「ダッシュボード」と呼びます。ダッシュボードにはBIツールの分析結果が視覚的に分かりやすく表示されており、必要に応じてこのダッシュボードを使って各担当者と情報共有することができます。

OLAP分析(オンライン分析処理)

OLAPとは、「Online Analytical Processing(オンライン分析処理)」の略で、蓄積されたデータを様々な角度から解析し、問題の要因を深く掘り下げて検証する機能です。主にレポーティングで観測された問題に対して深掘りするものと言えます。

このような分析を行う場合は、一般にデータベースからデータを取り出す作業などで専門的なスキルが必要になりますが、BIツールでは専門的なスキルがなくてもデータの操作や分析を行うことができます。

経営において何か問題があった場合は、その問題点を分析し修正するための意思決定を行う必要があります。OLAP分析ツールは、この意思決定プロセスに必要な問題点の分析や検証を的確に行うためのツールです。

データマイニング

データマイニングは、データを統計学などを駆使して分析して、大量のデータの中から人間が見つけられないような未知の法則性(パターンや予測など)を発見する機能です。マイニング(mining)には「発掘」と訳され、データマイニングは「データを分析し、その中から(価値ある)法則を導き出す」という意味になります。

この分析にはビッグデータやAIを活用しているものもあり、特にマーケティングの分野で力を発揮しています。

プランニング

プランニングは、蓄積された過去のデータをもとに未来の数値をシミュレーションする機能です。

主に企業の予算計画や売上予想、マーケティング戦略を立てる際に活用されています。データから根拠が導き出されることで、計画がより具体的で確実なものになります

BIツール導入のメリット

レポートを作成する手間と時間が軽減される

これまでExcelなどを使って手間をかけて作っていた資料も、BIツールを使えばデータの集計や図表への変換が簡単にできます。定例会議向けの資料や上司への報告に使うレポートや定型帳票など、日々のルーティンワークの効率化が可能になります。

企業が持つ散在するデータを集めて分析できる

企業には膨大の量のデータが複数のシステムに散在していることが多く、データの活用や共有が難しいです。これらの散在するデータの集約にはかなりの労力が必要であったり、情報を誤って操作してしまう可能性もあります。しかし、BIツールに情報の集約を任せることで情報が一元化でき、わかりやすくなります

システムを横断したデータ分析ができるようになることで、今まで知り得なかった情報が得られる可能性もあります。

データを可視化することで現状把握が簡単にできる

BIツールを活用することで、データの分析結果を視覚的に分かりやすい表やグラフの形式で表示することができます。データを可視化することで短時間で現状を把握することができ、変化に気付きやすくなります

なかにはリアルタイムで可視化できるツールもあるので、ニーズに応じて導入する必要があります。

問題・課題の早期発見ができる

企業に膨大なデータがあっても、人手が不足していたりすると十分に分析したり、それらを活用することができません。BIツールにデータの分析を任せることで、人が作業する場合に比べてデータの収集や分析が迅速になり、早く正確に問題や課題を発見することができます

企業の問題や課題をいち早く発見することで、大きな問題になる前に対処することができます。

BIツール導入のデメリット

導入が難しい

BIツールは、ツールの選び方がわからなかったり、設定に手間がかかる、ツールを使いこなすのに時間がかかるなど、導入が難しいシステムの一つです。

失敗しないためには、導入の目的を明確にして自社に合ったBIツールを選択し、導入後の運用体制までイメージしておく必要があります。また、設定は複雑な場合もあるため、外注することも視野に入れると良いかもしれません。

強固なセキュリテイ対策が必要になる

情報社会になり最低限のセキュリティ対策はどの企業も行っていると思います。しかし、BIツールは企業の膨大なデータを一括で管理することになるため、今一度セキュリティについて見直し、大切なデータを守るために強固なセキュリティ対策を行いたいところです。

コストがかかる

ツールによって料金形態が異なるため、導入前に利用目的や人数などを確認して予算を出しておく必要があります。後になって機能を追加したり、BIツールを使う人数が増えることで料金が高くなってしまう場合もあります。

必要な機能を明確にしてニーズに合ったツールを選択できれば、費用対効果は高いものになるでしょう。

BIツールの活用例

経営情報の管理

従来のExcelなどを使った方法では、リアルタイムの売上情報や財務状況などを把握したいと思っても、実際には様々なシステムからデータを集めて資料を作るのには時間がかかってしまうという課題があります。また、分析や資料の作成にはスキルが必要であり、人材が不足していて適切な分析ができない場合も想定されます。

BIツールを活用することで、これらの経営情報の管理における問題を解決することができます。

データ集計や資料作成にかかっていた時間を大幅に削減できるだけではなく、様々な情報をリアルタイムで確認することができます。また、違う切り口でデータを分析したいと思った場合にもスムーズに対応することができ、迅速な意思決定をサポートしてくれます

マーケティング部門

BIツールを活用することで、小売店では「天候と売上の関係」を分析したり、デジタルコンテンツでは「時間帯とコンテンツの利用者数の変化」など、複数のデータを分析することができます。経験や勘で判断するのではなく、データに基づいて分析・予測を行い、仕入れ量や商品を決定したり、プロモーションのタイミングを決定することが可になります。

また、BIツールによっては官公庁の公開データや企業や団体が無料で公開しているオープンデータ、有料で販売されているデータなどを取り込んで活用することができるため、人口からマーケティング戦略を考えるなどの活用方法もあります。

まとめ

BIツールについて、概要や活用場面はお分かりいただけたでしょうか?

たくさんのデータを持っているだけでは価値は少なく、それらを集計したり分析したりして活用することで大きな価値が生まれますそして誰でも理解しやすい形で可視化することで社内外での情報共有もスムーズに進めることができます。

企業活動をしていると日々たくさんのデータに触れているはずです。どんなデータに注目し、どのようにそれらを集め、今後に活用していくか。何か新しい取り組みを行う場合には、行動を起こすことと同じくらい行動を起こす前に分析・予測をすることがその後の明暗を大きく分けることになりそうですね

▼各BIツールの特徴については、こちらの記事をご参照ください。

【中小企業向け】どれを使ったらいいの!?7種類のBIツール比較

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