マネジメントコスト削減!AIを活用したプロジェクト・タスク管理ツール3選

仕事を管理するためのアプリケーションである、プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

仕事を円滑に進めるために、様々な管理ツールを導入している企業は多いのではないでしょうか?

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールには多くの種類がありますが、今回は特にAIを活用したツールを3つ紹介します。

プロジェクト・タスク管理ツールの3つの課題

使用しているツールによって課題となる点は異なりますが、以下のような内容がプロジェクト・タスク管理ツールの課題として考えられます。

そもそもタスクの登録を忘れてしまう

いくら便利なプロジェクト・タスク管理ツールでも、タスクを登録しないことにはその恩恵を受けることはできません。しかし、複数のプロジェクトを同時に進めていたり、忙しいタイミングだったりするとうっかり登録するのを忘れてしまうことも。タスクの入れ忘れによって信用を失うことに繋がる可能性もあります。

また、タスクの登録を忘れるまではなくても、ツールによってはタスクの登録自体に時間がかかってしまい手間になる場合もあります。

自分に必要な情報を素早く見つけられない

複数人のチームでプロジェクト管理やタスク管理を行っていると、他のメンバーのタスクや進捗など自分には重要度の低い情報まで共有される場合があります。それによって必要な情報が埋れてしまい、見つけるのに時間がかかったり、見落としてしまう可能性があります。

仕事の効率化のためにツールを導入したにも関わらず、それによって手間が増えすぎたり、必要な情報にたどり着きにくくなってしまっては本末転倒ですね。

適切なタスク期日の設定が難しい

明確にスケジュールの決まっているプロジェクトやタスクであれば期日の設定はわかりやすいと思いますが、全てのタスクがそうとは限りません。他の作業との兼ね合いや、タスクとしては挙がるが明確な期日がないものも多くあると思います。このようなタスクの場合、期日を設定せずにタスクを登録したり、適当な期日を設定して登録することになりますが、これが増えると重要なタスクが埋れてしまったり、管理が煩雑になる可能性があります。

プロジェクト・タスク管理ツールの課題を3つ挙げましたが、社内で使い方のルールを設けたり、他のツールを検討するなどして解決を試みる必要があります。

AIを活用したプロジェクト・タスク管理ツール3選

ここからは、プロジェクト・タスク管理ツールの中でもAIを活用したものを4つ紹介しようと思います。上述した課題もAIで解決できる部分がありそうです。

Commu

Commuは日本初のAIプロジェクト管理ツールです。プロジェクトマネージャーなどリーダーのマネジメントコストが減るようにAIが各メンバーのチケット(タスク)の進捗を確認してくれます。これにより、タスクを期限ギリギリまで放置することや、リーダーへの進捗報告漏れなどを未然に防ぎ、コミュニケーションコストを削減できます。また、各メンバーには1日のはじめに自動その日にやるべきタスクを教えてくれます

公式サイトキャプチャ

主な機能には上記のものがあり、複数人でプロジェクトを進めるために必要な機能が揃っています

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料金設定も比較的リーズナブルで、試して見る価値がありそうですね。

Grid AI

Grid AIは、DXを実現するためのAI搭載のタスク管理ツールです。今までのタスク管理ツールで課題となっていた「データ入力」「セットアップ」「管理」の手間を省くことで、チームメンバーやリーダー双方にとって使いやすい形となっています。

タスク管理ツールを導入する際に起きやすい問題点として、タスクやプロセスの状況を担当者が入力・変更してくれないことがあります。さらには、それにより毎週のようにリーダーが進捗確認に莫大な時間を取られてしまいます。しかしGrid AIでは、その日に完了すべきタスクが自動で生成・表示され、タスクの完了やスキップ状況に応じてプロセスの進捗も自動的に変化してくため、細かな管理は必要ありません。また、タスクの完了はスマホでカードをスワイプするだけです。マネージャーはパソコンからブラウザで管理、メンバーはスマホアプリをご利用いただくと効果的に運用できます。

また、メンバーが抱えているタスクの一覧と抱えているタスク数、完了率などを表示する機能も搭載されており、メンバーの状況が一目でわかるようになっていることもGrid AIの特徴のひとつです。

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Grid AIはスマホからタスク管理ができる手軽さが良いですね。また、タスクの状況に応じてプロセスの進捗も自動で変化するため、多くのタスクを管理する必要のある企業や、進捗の見通しが立てづらい企業では相性が良さそうです。

Todoist

最後はアメリカ発のタスク管理ツールです。Todoistは、アメリカの生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱している個人用のタスク管理手法「GTD(Getting Things Done)」にのっとって開発されています。

Todoistの特徴として、シンプルで洗練されたデザインや拡張性が挙げられます。カレンダー機能やメール機能などはデフォルトで付いておらず、ムダを削ぎ落としたことでタスク管理に集中できるように設計されています。その一方で、GoogleカレンダーやDropboxなど様々なサービスと連携することで必要な機能だけ追加することも可能です。

また、機械学習に基づきタスクごとにおすすめの予定日時を提案してくれることもTodoistの特徴のひとつです。前回のタスクの進捗状況や、他のタスクとの兼ね合いから最適な日時を自動で判断してくれるため、タスクを入力するときの思考の手間が少なくなります。

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タスク管理をシンプルに行いたい方にはオススメのツールですね。

まとめ

今回は、プロジェクト・タスク管理ツールの中でも特にAIを活用したものをご紹介させていただきました。AIが人の負担をうまく軽減してくれたらとても頼もしいです。

しかしその一方で、このようなツールはせっかく導入してもうまく使いこなせなかったり、かえって手間が増えてしまったりということもあります。必要な機能や使う人への情報共有の仕方など準備をしっかりと行った上で導入を進めていけると良いですね。

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